Asistente Administrativo-Operaciones Técnicas

Descripción del Puesto

La persona seleccionada será responsable de coordinar procesos administrativos y operativos del área de Especialistas de Aplicaciones, asegurando una comunicación efectiva entre departamentos, clientes y suplidores. Este rol combina tareas de coordinación, facturación, servicio al cliente y apoyo en actividades técnicas y logísticas.
Responsabilidades Principales

• Canalizar solicitudes de otros departamentos y coordinar su atención con el equipo técnico correspondiente.
• Crear, asignar y dar seguimiento a casos o servicios en plataformas internas (Salesforce u otras).
• Preparar cotizaciones y procesar facturación de productos y servicios aprobados.
• Dar seguimiento a clientes sobre solicitudes, cambios o estatus de órdenes.
• Mantener actualizada la información técnica y de productos, incluyendo hojas de seguridad e insertos.
• Llevar control de equipos prestados (“loaners”), asegurando su registro y localización.
• Coordinar reservas de salas de reuniones y talleres, así como la logística de eventos y entrenamientos (materiales, refrigerios, literatura, entre otros).
• Gestionar compras menores y suministros del área, garantizando la disponibilidad de materiales de oficina.
• Elaborar reportes y tableros de control en Excel o Salesforce, según solicitud de la supervisión.
• Apoyar en la organización y recopilación de información para presentaciones, informes o estadísticas.
• Mantener actualizado el directorio de suplidores y el registro de contactos del equipo.
• Asistir en la planificación de viajes, hospedajes y gestiones logísticas del personal técnico.
• Ofrecer apoyo administrativo general a otros departamentos cuando sea requerido (recepción, logística o servicio técnico).
• Contactar a clientes para recopilar información o encuestas de satisfacción.
• Colaborar en la coordinación de envíos de equipos a reparación o mantenimiento.
• Participar en reuniones y actividades internas, manteniendo comunicación efectiva con el resto de las áreas.
• Cumplir con los procedimientos internos, plazos y estándares de calidad establecidos por la empresa.

Requisitos del Puesto

• Grado Asociado o al menos dos (2) años universitarios en Administración, Oficina o campos afines.
• Experiencia mínima de un (1) año en funciones de coordinación, apoyo técnico o administrativas.
• Conocimientos en sistemas de gestión (Salesforce, Acumatica o similares) y manejo intermedio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Habilidades para la organización, atención al detalle y manejo de múltiples tareas simultáneas.
• Capacidad para comunicarse de forma clara y profesional en español e inglés.
• Actitud proactiva, orientación al servicio y habilidad para colaborar con distintos niveles de la organización.
• Flexibilidad para apoyar eventos, adiestramientos o actividades fuera del horario regular.

Patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo.